Co zrobić, gdy pracownik znika? – ENPIRE HR

Zniknięcie pracownika z organizacji to idealny moment dla managera na wykazanie swoich umiejętności w zarządzaniu ludźmi. Użyłem słowa “zniknięcie”, ponieważ zawiera ono wszystkie powody, z których pracownik już nie pracuje w firmie. O dziwo, moment ten często bywa ignorowany. I niestety tracona jest wówczas szansa na działania managerskie usprawniające pracę czy wpływające na dobre relację i atmosferę zespołu.

Oczekiwać by można, że doświadczeni managerowie, zwłaszcza w organizacjach, w których istnieją procedury na wypadek odejścia pracownika, powinni umieć sobie poradzić w sytuacji zniknięcia pracownika. Jednak w ferworze codziennych zadań, presji czasu, przy wyśrubowanych targetach, kpi’ach i asapach zdarza się, że nawet najbardziej doświadczeni i dobrze zorganizowani szefowie po prostu nie mają czasu na zastanawianie się, co zrobić, gdy zabrakło pracownika. Wydaje się też naturalne, że w pracy myślimy o tym co jest i co będzie. A nie o kimś, kogo już w zespole nie ma. Osoby, które piastują stanowiska managerskie od niedawna, mogą nie mieć jeszcze odpowiedniego doświadczenia, by wdrożyć odpowiednie działania, kiedy jakiś pracownik znika.

Z pewnością jest wiele publikacji traktujących o powodach odejść pracownika z firmy. Nie będę się na tym temacie skupiał. Nie mniej jednak jakie by to powody nie były, to rzeczą oczywistą jest, że pracownicy opuszczają organizację i każdy manager, wcześniej czy później, będzie musiał sobie poradzić z taką sytuacją. Niniejszy tekst zapewne nie wyczerpie listy ani wszystkich zagrożeń, jakie zniknięcie pracownika może wywołać, ani wszystkich zachowań, jakie może podjąć w takiej sytuacji manager. Chciałbym natomiast, aby posłużył jako ściągawka, która być może, zwłaszcza dla tych mniej jeszcze doświadczonych liderów zespołów, będzie inspiracją do działania, jeżeli przyjdzie im zmierzyć się ze zniknięciem pracownika.

Plotki

Zniknięcie pracownika z zespołu – co oczywiste – będzie zauważone. Powstaną pytania: “Dlaczego?”, “Co się stało?”. Zespół nie powinien zostać sam ze swoimi domysłami. Ani tylko z wiedzą pochodzącą od pracownika, który odszedł z firmy. Zwłaszcza jeżeli rozstanie nie nastąpiło w dobrych relacjach. Może to zbudować fałszywy i negatywny obraz sytuacji. Rolą managera jest zakomunikowanie zespołowi wiadomości o rozstaniu z daną osobą oraz obrona wizerunku i stanowiska firmy. Plotki na temat czyjegoś odejścia prowadzić mogą do trudno przewidywalnych i niemożliwych do kontrolowania reakcji. Częstym błędem popełnianym zarówno na poziomie organizacji i procedur jak i zachowań managerskich jest milczenie. O ile można nie wchodzić
w szczegóły rozstania z pracownikiem, o tyle nie można udawać, że to się nie stało. Dojrzałość managera to między innymi umiejętność przekazywania zespołowi niezbyt dobrych informacji. Warto też, jeżeli sytuacja to umożliwia, uzgodnić z pracownikiem, w jakiej formie i kto przekaże informacje o jego odejściu.

Wyciek informacji biznesowych

Odejście pracownika zawsze wiąże się z możliwością wycieku informacji, np. handlowych. Wykorzystanie tajemnic służbowych, czy poufnych danych przez byłego pracownika jest nie tylko niezgodne z prawem, ale i uznawane za zachowanie bardzo nieetyczne. Skądinąd ciekawe, że przez nowego pracodawcę punkt widzenia na tę sprawę jest często dokładnie odwrotny. Zatem pokusa np. zabrania ze sobą z organizacji klientów jest duża. Z takim ryzykiem liczyć się powinien każdy pracodawca. Jak temu zapobiegać? Jedna “szkoła managerska” radzi, żeby odcinać pracownika jak najszybciej od pracy – np. zwalniając ze świadczenia pracy. Inna “szkoła managerska” wskazuje jako rozwiązanie zabezpieczenia technologiczne. Znane są przypadki, w których po uzgodnieniu takiej czy innej formy rozstania z pracownikiem, na jego laptopie czy komórce pojawia się oprogramowanie szpiegujące. Zapewne są branże, w których takie działania są niezbędne. Uważam jednak, że w dużej mierze zabezpieczyć się można przed takim działaniem zwykłą rozmową z pracownikiem, podczas której można przypomnieć delikatnie o poufności informacji służbowych. Ponadto zachowanie dobrych relacji z byłym pracownikiem daje nam dozę pewności, że nie będzie chciał ich zepsuć.

Oczywiście, niedopuszczalne jest straszenie czy szantażowanie odchodzącego pracownika. Poruszenie jednak kwestii zachowania tajemnicy służbowej w rozmowie sugeruje, że organizacja pilnuje swoich spraw i skutecznie zniechęca do nieetycznych praktyk.

Czarny PR firmy

Rozstania pracownika z firmą nie zawsze bywają polubowne i nie przebiegają w eleganckiej miłej atmosferze. Przeciwnie – bywają burzliwe, a nawet agresywne. Takie rozstanie może skutkować działaniem byłego pracownika na niekorzyść firmy, Zwłaszcza, jeżeli przyczyn odejścia upatrywać można się po stronie organizacji, np. kiedy ktoś z jakiegoś powodu został potraktowany niesprawiedliwie. Jeżeli pracownik samodzielnie składa wypowiedzenie, to z kolei nie możemy mieć pewności czy podał nam wszystkie i prawdziwe powody chęci odejścia. Trzeba pamiętać, że są osoby, które mają tendencję do wyolbrzymiania problemów czy do rozlewania odpowiedzialności np. za konflikt z przełożonym na całą organizację. Nawet jeżeli wina bezspornie jest po stronie pracownika, to może on winę w mediach przerzucać na pracodawcę. Nikt z nas nie lubi być winny. Niestety, ale żyjemy w kulturze narzekania, co ma m.in. odzwierciedlenie w opiniach o pracodawcach w social mediach.

Jedynym sposobem na zapobieganie sytuacji oczerniania byłego pracodawcy jest próba ostudzenia emocji podczas rozstawania się z pracownikiem. Być może jest za późno na rozwiązanie konfliktu czy problemu. Jednak możliwe jest okazanie zrozumienia emocji pracownika. Bardzo wiele może zdziałać zwykłe “przepraszam” czy życzenie komuś powodzenia w nowej pracy. Zwykłe, ludzkie potraktowanie pracownika w takiej sytuacji działa najlepiej. Pamiętajmy, że pracownikom nie jest przykro, ani nie obrażają się jako specjaliści, ale jako ludzie.

Bez względu na to, czy uda nam się ostudzić emocje z rozrastającym się z organizacją pracownikiem, należy śledzić w sieci portale
z opiniami o pracodawcach i reagować na nieprzychylne komentarze. Ryzyko ich pojawienia być może uda nam się zmniejszyć, ale nie zawsze wyeliminować. Jedna opinia w złym tonie może zrobić pracodawcy gorszy PR, niż dziesięć pozytywnych zrobiłoby dobry PR.

Poczucie zagrożenia

Odejście członka zespołu może wytworzyć poczucie zagrożenia o własne stanowisko. Zwłaszcza jeżeli to organizacja postanowiła rozstać się z pracownikiem. Niejasne okoliczności takiego zniknięcia pracownika i brak komunikatu z pewnością wywoła nie tylko plotki, ale również lęk o własną pozycję w firmie. Rolą managera jest przynajmniej ogólne wyjaśnienie powodów rozstania
z pracownikiem. Jeżeli powody leżą po jego stronie, np. złamał jakąś procedurę, czy nie wywiązywał się należycie ze swoich obowiązków, jest to dobry moment, aby przypomnieć zasady pracy, regulamin, czy wagę zadań wykonywanych przez zespół. Trzeba to robić jednak rozważnie i z wyczuciem.

Obawa przed utratą pracy dotyczy szczególnie osób, które wykonują podobne zadania jak osoba, która zniknęła z zespołu. Osoby
w takiej sytuacji “na wszelki wypadek” zaczynają poszukiwać nowej pracy. Odejście jednego pracownika może pociągać ze sobą odejście kolejnych.

Ważnym działaniem ze strony managera jest zatem podkreślenie wagi pracy i docenienie wysiłku zespołu. Okazanie szacunku
i pozytywne wzmocnienie zespołu dobrym słowem managera z pewnością przyniesie więcej dobrego niż straszenie, że “ktoś może polecieć następny.”

Podział pracy

Zniknięcie pracownika z organizacji nie powoduje, że znikają zadania, które wykonywał. A przynajmniej nie zawsze. Ważne jest, aby praca, którą się zajmował były pracownik została rozdysponowana w zespole z rozwagą. Trzeba liczyć się z tym, że były pracownik nie wykonywał jej należycie i przejęcie jego zadań wcale nie będzie odebrane jako nagroda, ale jako kara. Rolą managera jest takie rozdysponowanie zadań, aby były właściwie wykonane. I aby konieczność zajęcia się dodatkowymi zadaniami nie wpłynął negatywnie na poziom realizacji dotychczasowych obowiązków danej osoby. Częstym błędem managerskim jest delegowanie zadań po byłym pracowniku na zebraniu zespołu. Stawianie kogoś przed faktem dokonanym przydzielenia dodatkowej pracy może spotkać się z niezadowoleniem. W przypadku niechcianych i nielubianych, ale koniecznych do wykonania zadań lepsza będzie indywidualna rozmowa z pracownikiem, któremu się je powierzy.

Podział pożądanych zadań czy np. powierzenie do obsługi intratnego klienta innemu pracownikowi również nie jest takie proste
i powinno być rozsądnie zaplanowane. To manager powinien wiedzieć, kto w zespole jest odpowiednią do takiego zadania osobą. Może takie zadanie będzie czynnikiem motywującym, czy wręcz formą nagrody dla jakiegoś pracownika, który ma do tego zadania odpowiednie kompetencje?

Utrata wiedzy

Zdarza się, że z organizacji odchodzi pracownik z unikalną wiedzą lub umiejętnością. W skrajnych przypadkach może to uniemożliwić czasowo prawidłowe funkcjonowanie zespołu. Zarządzanie wiedzą w organizacji, również na poziomie mikrozespołów to ważne zadanie managerskie. Jeżeli pracownika w organizacji zabraknie nagle, to już jest właściwie za późno na zarządzenie tym, co wiedział i umiał. Takiej sytuacji należy zapobiegać. Przede wszystkim dbać należy o wzajemną zastępowalność pracowników
w ich codziennych zadaniach. Przepływ informacji i wiedzy powinien być systematyczny. To kluczowe na wypadek utraty wiedzy
w sytuacji odejścia, ale również np. choroby pracownika.

Łukasz Radzikowski – Talent Acquisition & Recruitment Specialist

KONTAKT

//enpirehr.pl/wp-content/uploads/2019/04/logo-hr-bialemale.png

Pomagamy pracodawcom znaleźć najlepszych pracowników, a pracownikom ich pracę marzeń.

klauzula

Administratorem danych jest
ENPIRE SP. z o.o.,
ul. Toruńska 151, 85-880 Bydgoszcz.

Pełny obowiązek informacyjny
dostępny jest na:

enpirehr.pl/klauzula-informacyjna